1. INTRODUCTION

1.1 Pomelo Technology US Inc., une société du Delaware dont l’adresse enregistrée est 251 Little Falls Drive, Wilmington, DE 19808, USA, et ses sociétés affiliées dans le monde ("nous", "notre", "Groupe Pomelo", "Entités Pomelo") opérant sous le nom « LemFi », reconnaissent et respectent le droit à la protection des données personnelles.

1.2 Cette Notice de Confidentialité "Candidats Potentiels" s’applique à tous les Candidats Potentiels postulant chez LemFi pour un emploi à temps plein, à temps partiel, un contrat ou toute mission rémunérée ponctuelle ("vous", "votre").

1.3 Si vous n’acceptez pas la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement de vos données personnelles, veuillez ne pas nous fournir vos informations personnelles.

2. Qu’est-ce que les Données Personnelles

2.1 Aux fins de cette Notice, le terme 'données personnelles' désigne toute information relative à des personnes physiques identifiées ou identifiables, directement à partir des informations en question, ou indirectement identifiables à partir de ces informations combinées avec d’autres informations.

2.2 Pendant et après votre recrutement, nous recevons et traitons des données personnelles vous concernant pour diverses raisons. Cette Notice de Confidentialité vous informe du type de données personnelles que nous traitons, des finalités du traitement, de la base juridique utilisée, de la durée de conservation et d’autres informations liées à la confidentialité. Les informations que nous traitons varient selon votre localisation, votre rôle et vos circonstances personnelles. Veuillez noter que les lois sur la protection des données peuvent varier selon les juridictions où Pomelo opère, et que cette Notice constitue un guide général sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.

2.3 Cette Notice doit être lue conjointement avec notre Notice de Confidentialité des Sous-Traitants Tiers :

Ashby's Privacy Notice

2.4 Nous fournirons une notice « au moment opportun » pour couvrir toute activité de traitement supplémentaire non mentionnée dans cette Notice.

2.5 En raison de notre présence mondiale et de notre structure matricielle, d’autres Entités Pomelo peuvent également traiter vos données personnelles en tant que Responsables de Traitement, car votre recrutement peut nécessiter un contact avec d’autres Entités Pomelo. Vous pouvez obtenir les détails concernant les autres Entités Pomelo susceptibles de traiter vos données personnelles en nous contactant à l’adresse e-mail ci-dessous :

Email pour nous contacter : Privacy LemFi

3. Qui est un Responsable de Traitement

3.1 Les entités individuelles appartenant au Groupe Pomelo qui déterminent les moyens et les finalités du traitement de vos données personnelles sont les Responsables de Traitement. Nous prenons la protection de vos données personnelles très au sérieux et nous nous engageons pleinement à les protéger. Nous ne traiterons vos données personnelles que pour les finalités que nous vous indiquons et conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

3.2 Nous pouvons modifier cette Notice à tout moment afin de refléter les changements dans notre manière de traiter vos données personnelles. Nous vous fournirons une nouvelle notice en cas de mise à jour substantielle, et nous pouvons également vous informer périodiquement de tout changement concernant le traitement de vos données personnelles.

3.4 Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter par email : Privacy LemFi

4. Quelles Données Personnelles Collectons-Nous

Nous pouvons collecter des données personnelles, y compris mais sans s’y limiter :

Nous pouvons également collecter toute information supplémentaire jugée nécessaire.

5. QUEL EST L’OBJECTIF DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

5.1 Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

1. identifier et évaluer les Candidats Potentiels pour un emploi éventuel, effectuer le tri, ainsi que pour de futurs postes pouvant devenir disponibles ;
2. maintenir des dossiers liés au recrutement et à l’embauche ;
3. assurer la conformité avec les exigences légales, notamment en matière de santé publique et de sécurité au travail ;
4. soutenir nos programmes et pratiques en matière de diversité et d'inclusion ;
5. si vous recevez une offre de notre part, effectuer des vérifications d’antécédents, y compris, dans la mesure permise par la loi applicable, des vérifications de casier judiciaire ;
6. protéger nos droits légaux dans la mesure permise par la loi ;
7. gérer les réclamations ou la défense de réclamations effectuées contre nous ; et
8. protéger le lieu de travail et communiquer avec les professionnels de santé, les forces de l’ordre ou d’autres autorités publiques en cas d’urgence ou d’événement de santé publique lorsque votre santé ou votre sécurité, ou celle d’une autre personne, pourrait être en danger.

5.2 Nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins analytiques, y compris sous forme agrégée/pseudonymisée, afin d’améliorer nos processus de recrutement et notre capacité à attirer des candidats adéquats.

6. QUELLES SONT LES BASES LÉGALES DU TRAITEMENT ?

6.1 Nous traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour remplir nos obligations légales et contractuelles en tant que recruteur en vertu des lois applicables, pour gérer le processus de recrutement sur la base de notre intérêt légitime et pour nous conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

6.2 Nous pouvons nous appuyer sur notre conformité aux lois applicables concernant les données personnelles nécessaires pour satisfaire nos obligations légales et réglementaires, y compris en matière de santé publique et de sécurité au travail.

6.3 Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour exécuter des mesures précontractuelles liées à votre éventuelle relation d’emploi avec nous.

6.4 Dans certains cas spécifiques, nous pouvons également traiter vos données personnelles sur la base de votre consentement (par exemple, pour utiliser votre photographie jointe à votre candidature ou votre soumission volontaire d'une candidature en dehors des processus en cours). Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

6.5 Nous pouvons également traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (par exemple, en cas d’urgence).

6.6 Nous n’utiliserons vos données personnelles que pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si nous considérons raisonnablement qu’il est nécessaire de les utiliser pour une autre finalité compatible avec la finalité initiale, ou si nous avons un intérêt légitime, pour autant que cet intérêt ne porte pas indûment atteinte à vos droits et libertés fondamentaux. Notez que nous cherchons toujours à équilibrer notre intérêt légitime avec votre vie privée.

Ces « intérêts légitimes » sont :

1. évaluer votre candidature afin de gérer notre relation avec vous, assurer le recrutement de collaborateurs appropriés, et évaluer et optimiser l’efficacité de nos pratiques de recrutement de manière générale ;
2. atteindre nos objectifs sociaux et de responsabilité d’entreprise ;
3. l’établissement ou la défense de réclamations civiles par Pomelo dans le cadre de ses activités ;
4. des finalités administratives internes, telles que des mesures visant à maintenir les opérations (planification du personnel, planification budgétaire, planification des locaux, etc.).

6.7 Si nous devons utiliser vos données personnelles pour une finalité différente et non liée, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale autorisant ce traitement.

7. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

7.1 En règle générale, nous collectons les données personnelles directement auprès de vous, durant le processus de recrutement. Cependant, certaines informations vous concernant peuvent être déduites à partir d’autres informations que vous nous fournissez, via vos interactions avec notre personnel RH, ou obtenues via des tiers tels que vos référents ou des agences de recrutement. Dans certains cas, les tiers agissent en tant que responsables de traitement, et nous vous recommandons de lire leurs propres notices de confidentialité.

7.2 La fourniture de vos données personnelles est obligatoire et nécessaire pour le recrutement. Si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles, nous ne pourrons pas vous embaucher.

8. VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS

8.1 Si vous recevez une offre de notre part, nous pouvons effectuer une vérification d’antécédents ou mandater un tiers pour le faire en notre nom. La vérification ne sera effectuée que lorsque la loi applicable dans le pays du poste l’autorise, et uniquement dans la mesure nécessaire et proportionnée au rôle envisagé.

8.2 Une vérification d’antécédents ne portera sur les données judiciaires que dans la mesure autorisée par la loi. Notre base légale pour cette vérification repose sur la nécessité d’exécuter des mesures précontractuelles liées à la conclusion d’un contrat de travail. Si une telle vérification est nécessaire, vous pouvez être contacté par nous ou par un prestataire tiers afin de fournir votre autorisation, et des informations complémentaires vous seront fournies à ce moment-là.

9. DÉCISIONS AUTOMATISÉES / PROFILAGE

Nous ne prenons aucune décision ayant un impact significatif sur vous basée uniquement sur un traitement automatisé. Il y a toujours une intervention humaine dans toute décision issue d’un traitement automatisé.

10. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

10.1 Partage interne : afin de poursuivre les finalités décrites ci-dessus, vos données personnelles seront accessibles au personnel RH, au personnel de recrutement et à d’autres services internes lorsque nécessaire, notamment pour gérer le processus de recrutement ou, lorsque nous avons un intérêt légitime, aux services de paie, de comptabilité, informatiques, consultants, conseillers et auditeurs.

10.2 Partage au sein du Groupe Pomelo : nous pouvons partager vos données personnelles avec d’autres sociétés de notre groupe. Elles peuvent utiliser vos données dans le cadre de nos activités de reporting (ex : recrutement), de restructuration ou pour la maintenance de systèmes. Comme de nombreuses entreprises internationales, nous centralisons certaines activités de traitement pour mieux gérer notre entreprise.

10.3 Vos données personnelles peuvent être accessibles aux recruteurs et interviewers travaillant dans le ou les pays où vous postulez, ainsi qu’aux recruteurs et interviewers situés dans d’autres pays du Groupe Pomelo.

10.4 Nous pouvons utiliser des prestataires tiers fournissant des logiciels de recrutement. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres prestataires tiers qui peuvent nous aider à identifier et recruter des talents, à administrer et évaluer des tests pré-emploi, ou à améliorer nos pratiques de recrutement.

10.5 Sauf dans la mesure nécessaire pour accomplir les finalités décrites dans cette Notice, nous ne divulguons pas vos données personnelles à des tiers. Nous interdisons également à nos prestataires d’utiliser vos données personnelles pour des finalités non liées au Groupe Pomelo. Nous ne vendons pas vos données personnelles.

10.6 Nous nous réservons le droit de divulguer toute donnée personnelle vous concernant si nous y sommes légalement contraints, si une autorité publique le demande, ou si nous jugeons cela nécessaire pour nous conformer à la loi ou protéger nos droits, conformément aux lois applicables. Nous nous réservons également le droit de conserver et traiter vos données dans le cadre d’obligations comptables, fiscales ou de conservation légale.

10.7 Lorsque nous partageons vos données avec des tiers et/ou au sein du Groupe Pomelo, nous ne divulguons que les données nécessaires à la fonction ou au service en question et conformément à la loi applicable.

11. TRANSFERT INTERNATIONAL DES DONNÉES

11.1 En raison de notre présence mondiale, le processus de recrutement peut impliquer un transfert international de vos données personnelles vers des pays situés en dehors de votre juridiction ou, pour les candidats de l’UE, vers des pays situés hors Union européenne/EEE, y compris mais sans s’y limiter : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, États membres de l’UE, Nigeria, Kenya, Ghana, et Philippines. Ces pays peuvent avoir des lois de protection des données différentes, et dans certains cas un niveau inférieur de protection.

11.2 Lorsque nous transférons vos données en dehors de votre juridiction, nous garantissons que le transfert est conforme aux lois applicables et que vos données bénéficient d’un niveau de protection adéquat. Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous mettons en place des garanties appropriées, comme l’utilisation de clauses contractuelles types, les règles d’entreprise contraignantes, les certifications de confidentialité ou l’adhésion à des codes de conduite reconnus.

11.3 Comme l’exige la loi, les prestataires tiers doivent mettre en place les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles et ne peuvent y accéder que dans la mesure nécessaire. Vous pouvez obtenir une copie des garanties en nous contactant : Privacy LemFi

12. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

12.1 Si vous acceptez une offre d’emploi, les données personnelles collectées durant la période précontractuelle feront partie de votre dossier RH.

12.2 Conformément aux exigences spécifiques de chaque pays et à la Notice de Confidentialité applicable aux employés du Groupe Pomelo, qui vous sera fournie durant votre intégration.

12.3 Si nous ne vous employons pas, et sauf objection de votre part selon la procédure décrite dans la section « Quels sont vos droits ? » ci-dessous, nous pouvons conserver et utiliser vos données personnelles pendant un certain temps (variable selon les pays) à des fins administratives, pour vous considérer pour de futurs postes, ou pour effectuer des analyses. Par la suite, nous conserverons un minimum de données pour documenter votre historique de recrutement.

12.4 Dans la mesure où certaines données ont été collectées pour satisfaire des obligations légales liées à la santé ou la sécurité au travail, nous conserverons ces données tant que ces obligations s’appliquent. Ensuite, nous conserverons un minimum de données pour prouver notre conformité.

12.5 Nous pouvons souhaiter rester en contact avec vous pour de futures opportunités. Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement pour vous inclure dans l’un de nos programmes de recrutement. Vous pouvez refuser librement.

12.6 Lorsque le traitement repose sur votre consentement, les données seront traitées jusqu’au retrait de ce consentement (sans affecter la légalité des traitements antérieurs).

12.7 Lorsque le traitement de vos données personnelles n’est plus nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, nous les supprimons, sauf obligation légale contraire. Vous pouvez demander une copie du calendrier de conservation en nous contactant : Privacy LemFi

13. QUELS SONT VOS DROITS ?

Les lois applicables peuvent vous accorder certains droits concernant vos données personnelles :

Droit d’accès : vous pouvez demander l’accès et une copie de vos données personnelles.

Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement : dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Ce droit peut comporter des exceptions.

Droit à la limitation du traitement : dans certaines conditions, vous pouvez demander la limitation du traitement.

Droit à la portabilité : dans certaines conditions, vous pouvez obtenir vos données personnelles dans un format lisible.

Droit d’opposition : lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle : vous pouvez contester la manière dont vos données sont traitées.

Droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement antérieur.

LemFi examinera vos demandes conformément à la loi. Cependant, certains droits peuvent comporter des exceptions.

Afin de garantir l’exactitude de vos données, nous pouvons vous demander périodiquement de vérifier et mettre à jour les informations que nous détenons vous concernant.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont vos données personnelles sont traitées, veuillez nous en informer afin que nous puissions enquêter sur tout problème.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant votre interlocuteur RH ou le Responsable de la Protection des Données à : Privacy LemFi