Avviso ai candidati | LemFi Legal

Allegato n. 7 al quadro di governance della protezione dei dati

Versione: 2.0 del settembre 2026

I. INTRODUZIONE E AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1. Pomelo Technology US Inc. e le sue entità affiliate in tutto il mondo che operano con il marchio LemFi ("noi", "ci", "nostro" o "LemFi") riconoscono e rispettano il tuo diritto alla protezione dei dati personali.

1.2. La presente Informativa sulla privacy dei candidati ("Informativa") si applica a tutti gli individui che si candidano, vengono contattati o stanno valutando opportunità di impiego o collaborazione con LemFi, inclusi dipendenti a tempo pieno e part-time, membri del consiglio di amministrazione, consulenti esterni, collaboratori indipendenti, personale di agenzia e membri della comunità di talenti ("Candidato" o "Candidati").

1.3. La presente informativa spiega:

Quali dati personali raccogliamo su di te attraverso tutti i canali di candidatura e di approvvigionamento.
Le basi giuridiche previste dalle leggi globali sulla privacy che autorizzano il nostro trattamento dei dati.
Come i dati dei candidati fluiscono attraverso la nostra principale piattaforma di gestione del reclutamento (Ashby).
Come conduciamo le verifiche dei precedenti e condividiamo i dati tra le entità globali e i datori di lavoro di riferimento (Employers of Record - EOR).
I tuoi diritti in materia di protezione dei dati e come esercitarli.

Si prega di leggere la presente Informativa congiuntamente alle nostre Avvisi generali e alle relative procedure interne di protezione dei dati.

II. STRUTTURA DEL CONTROLLORE DEI DATI E ENTITÀ GLOBALI

2.1. Controllo congiunto e architettura intragruppo

A causa della nostra struttura aziendale globale e della configurazione di reclutamento a matrice, i vostri dati personali vengono trattati nell'ambito di un regime di contitolarità del trattamento. Pomelo Technology US Inc. opera come titolare amministrativo centrale per la nostra piattaforma di reclutamento (Ashby) insieme alla specifica entità operativa locale che vi assumerà o collaborerà con voi.

Tutte le entità del gruppo Pomelo partecipano ad accordi di condivisione dei dati intragruppo che incorporano clausole contrattuali standard (SCC) e meccanismi/garanzie per il trasferimento transfrontaliero tra i seguenti contitolari del trattamento:

Pomelo Technology US Inc. (Delaware, USA - Holding / Piattaforma centrale del gruppo)
Lemonade Technology Limited (Regno Unito)
RightCard Payment Services Limited (Regno Unito)
Pillar Labs Ltd (Regno Unito)
Pomelo Technology Canada Ltd. (Canada)
Pomelo Two US LLC (USA)
Pillar US LLC (USA)
Pomelo Added Services Limited (Nigeria)
Lemmy MFB (Nigeria)
Pomelo Australia Pty Ltd (Australia)
Lemfi-Europe Limited (Irlanda / UE)
Tullia AS (Norvegia)
Wealth8 Limited (Regno Unito)
Qualsiasi futura entità operativa locale costituita con il marchio Pomelo/LemFi.

2.2. Incarichi di Employer of Record (EOR)

Nelle giurisdizioni in cui LemFi non dispone attualmente di una sede legale registrata, ci avvaliamo di agenzie terze specializzate nella gestione del personale (Employers of Record, EOR) per l'assunzione e la stipula di contratti con i candidati per nostro conto.

Quando ti candidi per un ruolo gestito tramite un EOR o ti viene offerto un ruolo, i tuoi dati personali saranno condivisi con il partner EOR pertinente per stabilire misure precontrattuali, effettuare le verifiche di legge locali sul diritto al lavoro e stipulare i contratti di lavoro locali.

III. METODI DI RACCOLTA DEI DATI E CANALI DI PROVENIENZA

3.1 Raccogliamo i dati personali dei candidati per la nostra community di talenti attraverso cinque canali principali, che confluiscono tutti nella nostra unica fonte di verità: Ashby.

ASHBY ATS & TALENT CRM (Database centrale per il reclutamento e la ricerca di talenti)

1. Candidatura diretta	2. Ricerca diretta	3. Email in uscita	4. Eventi / QR	5. Segnalazione da parte di dipendenti
Sito Carriere/Bacheca Offerte di Lavoro/Portale Ashby.	Manuale LinkedIn/Link per le prenotazioni.	Arricchimento AI JuiceBox.	Moduli di registrazione eventi e codici QR.	Dipendenti LemFi in Ashby.

Canale 1: Candidature dirette

I candidati possono presentare domanda direttamente tramite il sito LemFi Careers (ospitato da Ashby), incluso il nostro sito web dedicato alle carriere all'indirizzo www.lemfi.com/careers, che instrada le candidature verso Ashby, oppure tramite piattaforme di aggregazione di offerte di lavoro (LinkedIn, Indeed, Glassdoor) che reindirizzano le candidature verso Ashby.

Canale 2: Approvvigionamento diretto tramite LinkedIn

I selezionatori del personale individuano i talenti su piattaforme pubbliche come LinkedIn. I dati entrano in Ashby tramite:

Creazione manuale del profilo da parte dei recruiter di LemFi utilizzando i dettagli del profilo resi pubblici.
Autoregistrazione da parte dei candidati tramite link di prenotazione diretta condivisi dai recruiter tramite messaggi privati.
Integrazione diretta con Ashby

Canale 3: Approvvigionamento in uscita tramite JuiceBox (PeopleGPT)

Utilizziamo JuiceBox App, Inc. ("JuiceBox") per identificare potenziali talenti. JuiceBox raccoglie dati di profilo e dettagli di contatto disponibili pubblicamente (indirizzi email personali/professionali e numeri di telefono) da fonti web conformi.

Meccanismi di acquisizione: I dati del profilo del candidato vengono acquisiti in Ashby immediatamente dopo il primo contatto, consentendo a LemFi di monitorare l'efficacia del contatto, i tassi di conversione e le metriche di acquisizione.

Canale 4: Eventi, conferenze e reperimento di codici QR

I candidati manifestano il proprio interesse partecipando a eventi di reclutamento offline, fiere universitarie o conferenze di settore, scansionando i codici QR che aprono i moduli di iscrizione online di Ashby. (Nota: a meno che non sia esposta un'informativa specifica sulla privacy presso lo stand, i dati relativi all'evento vengono elaborati secondo i termini della presente informativa).

Canale 5: Segnalazioni dei dipendenti

Dati personali e professionali forniti da dipendenti LemFi che hanno ottenuto il vostro consenso preliminare per la presentazione del vostro profilo per le posizioni aperte.

IV. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali dei candidati:

Dati identificativi e di contatto: nome completo, indirizzo di residenza, indirizzo email personale, numero di telefono, luogo di residenza (città/paese) e URL dei profili professionali pubblici (ad esempio, LinkedIn, GitHub).
Storia professionale e qualifiche: curriculum vitae, lettera di presentazione, storia lavorativa, precedenti datori di lavoro, qualifiche professionali, titoli di studio, certificazioni professionali, iscrizioni ad albi professionali, competenze linguistiche e portfolio.
Registrazione delle valutazioni e delle interviste: invii di screening tecnico, risultati dei test di codifica, schede di valutazione degli intervistatori, feedback di valutazione scritto e registrazioni audio/video delle interviste, trascrizioni e note di intervista generate dall'IA (AI Notetaker).
Comunicazioni inviate dai candidati: scambi di email, messaggi SMS/di testo e WhatsApp inviati tramite Ashby e registri di programmazione dei colloqui.
Dati relativi alla verifica e al controllo pre-assunzione (solo nella fase di offerta condizionata):

Verifica dei documenti di identità/numero di registro nazionale, codice fiscale, passaporto, visto e documentazione attestante il diritto al lavoro.
Risultati delle verifiche delle referenze professionali, delle qualifiche, della storia creditizia e dei precedenti penali (esclusivamente laddove richiesto dalle normative finanziarie e consentito dalla legge locale).

V. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

5.1 Finalità del trattamento dei dati personali:

Trattiamo i vostri dati personali per le seguenti finalità:

Identificare e valutare i candidati per potenziali assunzioni, nonché per future posizioni che potrebbero rendersi disponibili;
mantenere la documentazione relativa al reclutamento e all'assunzione;
garantire il rispetto dei requisiti di legge, compresi quelli relativi alla salute pubblica e alla sicurezza sul lavoro;
se ricevi un'offerta da parte nostra, effettueremo controlli sui precedenti, inclusi, nella misura consentita dalla legge applicabile, controlli sui precedenti penali;
tutelare i nostri diritti legali nella misura autorizzata o consentita dalla legge;
la gestione dei reclami o la difesa dai reclami presentati contro di noi; e
Proteggere il luogo di lavoro e comunicare con professionisti medici, forze dell'ordine o altre autorità pubbliche in caso di emergenza o evento di salute pubblica, ad esempio quando la salute o la sicurezza vostra o di una o più persone potrebbero essere a rischio.

Potremmo inoltre utilizzare i vostri dati personali per finalità di analisi, anche in forma aggregata/pseudonimizzata, al fine di migliorare il nostro processo di reclutamento e assunzione e aumentare la nostra capacità di attrarre candidati idonei.

5.2 Basi giuridiche per il trattamento dei dati personali

Trattiamo i vostri dati personali nella misura necessaria per adempiere ai nostri obblighi legali e contrattuali in qualità di agenzia di reclutamento, ai sensi delle leggi applicabili, per gestire il processo di reclutamento sulla base del nostro legittimo interesse e per ottemperare agli obblighi di legge a cui siamo soggetti.

Potremmo fare affidamento sul rispetto della legge applicabile in materia di dati personali, necessario per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi, inclusi quelli relativi alla salute pubblica e alla sicurezza sul lavoro.

Potremmo inoltre fare affidamento sull'esecuzione di misure contrattuali e precontrattuali relative al nostro potenziale rapporto di lavoro con voi.

In determinate situazioni specifiche, potremmo anche trattare i vostri dati personali sulla base del vostro consenso (ad esempio, per l'utilizzo della vostra fotografia allegata alla candidatura o per l'invio volontario di una candidatura al di fuori dei processi di selezione in corso). Qualora il trattamento dei vostri dati personali si basi sul consenso, quest'ultimo potrà essere revocato in qualsiasi momento. La mancata prestazione del consenso non comporterà la mancata assunzione e la revoca del consenso non avrà conseguenze negative per voi.

Potremmo inoltre trattare i vostri dati personali qualora tale trattamento sia necessario per tutelare i vostri interessi vitali (ad esempio, in caso di emergenza).

Utilizzeremo i vostri dati personali esclusivamente per le finalità per cui sono stati raccolti, a meno che non riteniamo ragionevolmente necessario utilizzarli per un altro motivo, compatibile con la finalità per cui sono stati inizialmente raccolti, o laddove sussista un nostro legittimo interesse, a condizione che ciò non pregiudichi indebitamente i vostri interessi o i vostri diritti e libertà fondamentali. Vi preghiamo di notare che, nel trattamento dei vostri dati personali, cerchiamo sempre di bilanciare i nostri legittimi interessi con la vostra privacy.

Tali ‘interessi legittimi’ sono:

valutare la tua candidatura per gestire il nostro rapporto con te, per assicurarci di reclutare dipendenti idonei, per garantire valutazioni oggettive e accurate dei candidati e per valutare e mantenere l'efficacia del nostro processo di reclutamento in generale;
raggiungere i nostri obiettivi di responsabilità aziendale e sociale,
la costituzione o l'affermazione di pretese di diritto civile da parte di Pomelo nel corso della sua attività, nonché la difesa di tali pretese,
scopi amministrativi interni, ad esempio misure adottate per mantenere le attività operative (ad esempio, pianificazione della forza lavoro, pianificazione del budget, pianificazione degli spazi, ecc.).

Qualora dovessimo utilizzare i vostri dati personali per una finalità non correlata, ve lo comunicheremo e vi spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo.

VI. VERIFICA DEI PRECEDENTI E FORNITORI TERZI

6.1. Verifica globale dei precedenti tramite Zinc

Se ricevi un'offerta di lavoro o di collaborazione condizionata da LemFi, effettueremo una verifica dei precedenti pre-assunzione tramite i nostri fornitori di servizi di screening.

Fornitore principale di vagliatura: Zinco (Zinc Work Ltd., https://zincwork.com/).
Ambito della verifica: a seconda della giurisdizione e del ruolo (in particolare per i ruoli nei servizi finanziari regolamentati soggetti alle norme di "idoneità e competenza"), potremmo verificare la storia lavorativa, le qualifiche professionali, i documenti di identità, le sanzioni internazionali, la storia creditizia e i precedenti penali.
Proporzionalità e tempistiche: le verifiche dei precedenti vengono avviate solo dopo l'invio di un'offerta condizionata. Le verifiche sono rigorosamente adattate ai requisiti specifici del ruolo. Riceverai una notifica separata e una richiesta di autorizzazione dal fornitore o da noi prima dell'inizio delle verifiche.

6.2. Piattaforma di reclutamento e processori software

Condividiamo i dati personali dei candidati con fornitori di tecnologia terzi di fiducia, nel rispetto di rigorosi accordi sul trattamento dei dati (DPA):

Ashby HQ, Inc.: Piattaforma principale per il reclutamento, sistema di tracciamento dei candidati (ATS), database dei candidati, fornitore di funzionalità di registrazione, trascrizione e presa di appunti per colloqui assistiti dall'intelligenza artificiale e strumento di comunicazione per i colloqui.
JuiceBox App, Inc. (PeopleGPT): Piattaforma per la ricerca proattiva di candidati e l'arricchimento dei dati di contatto.
Google Workspace / Slack: Comunicazioni interne, note di valutazione e programmazione dei colloqui con la commissione di selezione.
Piattaforme di valutazione tecnica: test di programmazione e valutazione delle competenze dei candidati.

Vietiamo severamente ai nostri fornitori di servizi di utilizzare i dati personali dei candidati per propri scopi commerciali indipendenti o di vendere le informazioni sui candidati.

VII. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI

7.1 Poiché LemFi opera a livello globale, i tuoi dati personali potrebbero essere accessibili da reclutatori, responsabili delle assunzioni, infrastrutture tecnologiche e società affiliate al gruppo situate al di fuori del tuo paese di residenza, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Stati membri dell'Unione Europea, Nigeria, Kenya, Ghana, Filippine e Australia.

Quando i dati personali vengono trasferiti oltre i confini internazionali, ci assicuriamo che siano in atto adeguate tutele legali:

Clausole contrattuali standard (SCC): i trasferimenti dallo Spazio economico europeo (SEE) verso paesi terzi non adeguati sono disciplinati dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.
Accordo internazionale sul trasferimento dei dati del Regno Unito (IDTA): i trasferimenti originati nel Regno Unito si basano sull'IDTA del Regno Unito o sull'addendum del Regno Unito alle clausole contrattuali standard dell'UE.
Accordo di trasferimento dati intragruppo: tutte le entità del gruppo LemFi operano in base a contratti di trasferimento dati intragruppo stipulati che garantiscono standard di sicurezza e riservatezza equivalenti a livello globale.
Misure di salvaguardia per i trasferimenti in Africa e nella regione Asia-Pacifico: i trasferimenti originati in Nigeria (NDPA), Kenya, Ghana, Australia o altri paesi/regioni applicabili sono soggetti ai meccanismi di trasferimento previsti dalla legge locale e agli obblighi di informativa individuale.

VIII. PIANO DI CONSERVAZIONE E POLITICA DI CANCELLAZIONE AUTOMATICA

8.1 LemFi applica rigidi programmi di conservazione specifici per canale all'interno di Ashby, in linea con il principio di limitazione dello spazio di archiviazione. I dati dei candidati non vengono conservati a tempo indeterminato. Le registrazioni delle interviste, le trascrizioni e le note generate dal sistema di annotazione basato sull'IA di Ashby fanno parte del relativo record del candidato e sono soggette agli stessi periodi di conservazione e alle stesse azioni previste alla scadenza di tale record, come indicato nella matrice sottostante.

MATRICE DI FIDELIZZAZIONE DEI CANDIDATI LEMFI

CATEGORIA / CANALE	PERIODO MASSIMO DI CONSERVAZIONE	AZIONE ALLA SCADENZA
Profili provenienti da fonti esterne (JuiceBox / LinkedIn - non reattivi)	60 giorni dall'inserimento	Eliminazione automatica da Ashby a meno che il candidato non interagisca.
Bacino di talenti / Membri della community (Registrati all'evento / tramite codice QR, Candidati diretti, Candidati segnalati)	24 mesi	E-mail di rinnovo automatico del consenso inviata al 23° mese; eliminata se non confermata.
Rapporti di verifica dei precedenti	6 mesi dopo la decisione	Cancellazione sicura e riservata
Dati dei candidati selezionati (personale assunto)	Trasferiti al fascicolo del personale (durata + 7 anni)	Cancellazione sicura e riservata in conformità con la politica sulla privacy dei dipendenti di LemFi

Candidati individuati (tramite JuiceBox/LinkedIn): Se ti contattiamo via email o LinkedIn e non rispondi, non prenoti un colloquio o non interagisci con il nostro team, il tuo profilo verrà automaticamente eliminato da Ashby dopo 60 giorni.
Gestione della community di talenti / CRM: i candidati che si iscrivono esplicitamente al nostro Talent Pool autorizzano LemFi a conservare i loro dati per un massimo di 24 mesi. Al termine dei 23 mesi, verrà inviata automaticamente un'e-mail per chiedere se si desidera rimanere nel nostro database. In caso di mancato rinnovo del consenso, il profilo verrà eliminato definitivamente.
I candidati segnalati vengono automaticamente aggiunti alla nostra Talent Community, a meno che non si scelga di non esserne inclusi.

IX. INTELLIGENZA ARTIFICIALE (IA) E PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO

Utilizziamo l'intelligenza artificiale (IA) a supporto del nostro processo di selezione, ad esempio per smistare le candidature, agevolare la ricerca di candidati e trascrivere i colloqui, al fine di ridurre il carico amministrativo e consentire al nostro team di concentrarsi su di te. Non ci affidiamo esclusivamente a processi decisionali automatizzati. L'IA supporta le nostre valutazioni, ma ogni decisione di procedere, rifiutare o assumere un candidato viene presa da una persona che può rivedere e annullare l'output dello strumento. Non utilizziamo l'IA per analizzare i tuoi dati biometrici, la tua voce o le tue emozioni. Per maggiori dettagli sui nostri standard, sui casi in cui ti incoraggiamo a utilizzare l'IA e sui tuoi diritti di revisione umana, consulta la nostra Politica sull'utilizzo dell'IA da parte dei candidati di LemFi.

X. DIRITTI DEL CANDIDATO IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI

10.1 A seconda della giurisdizione in cui ti trovi, hai specifici diritti previsti dalla legge in relazione ai tuoi dati personali:

Diritto di accesso (DSAR): Richiedi conferma del trattamento dei tuoi dati di candidato e ricevi una copia della tua documentazione (inclusi i feedback della scheda di valutazione del selezionatore).
Diritto di rettifica: Richiedere la correzione di dati di domanda inesatti, obsoleti o incompleti.
Diritto alla cancellazione ("Diritto all'oblio"): Richiedi la cancellazione del tuo profilo candidato da Ashby e dai nostri database dei candidati.
Diritto di limitare il trattamento: Richiedi che limitiamo temporaneamente il trattamento del tuo profilo candidato.
Diritto di opposizione: Puoi opporti al trattamento dei tuoi dati di candidato da parte nostra, laddove ci basiamo sul "legittimo interesse" come base giuridica.
Diritto di revoca del consenso: puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento per l'adesione alla Talent Community, la raccolta di dati DEI o il marketing degli eventi, senza pregiudicare la licealità del trattamento effettuato prima.
Informativa sul processo decisionale automatizzato: LemFi non basa le proprie decisioni di assunzione o di rifiuto esclusivamente su processi automatizzati o profilazione algoritmica. Ogni fase del processo di selezione dei candidati prevede una revisione diretta da parte del nostro team di reclutamento.

10.2 Come esercitare i propri diritti

Per esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti, inviaci una richiesta formale all'indirizzo: dataprivacycounsel@lemfi.com. Elaboreremo e risponderemo alla tua richiesta entro i termini di legge.

10.3 Reclami normativi

Se ritieni che LemFi abbia trattato i tuoi dati personali in violazione della normativa applicabile in materia di privacy, hai il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo per la protezione dei dati del tuo paese.

XI. AGGIORNAMENTI ALLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy dei candidati in qualsiasi momento per riflettere gli aggiornamenti dei nostri strumenti di reclutamento, i cambiamenti operativi o l'evoluzione delle leggi globali sulla protezione dei dati. In caso di aggiornamenti sostanziali, pubblicheremo l'informativa aggiornata sul nostro portale di candidatura e aggiorneremo la tabella di controllo dei documenti di cui sopra.